Quy trình mua sắm vật tư, dụng cụ học tập từ 5 triệu đến dưới 20 triệu.
Đầu năm các văn phòng khoa lên kế hoạch mua sắm vật tư học tập cho từng học kỳ trình Ban giám hiệu duyệt và gửi cho phòng KH-VT xem xét tập hợp. Phòng KH-VT sẽ lên kế hoạch và lập bảng dự trù mua sắm vật tư học tập cho các Khoa.
Khi có nhu cầu về vật tư học tập cho HS-SV thì Trưởng các bộ phận có nhu cầu ghi rõ các yêu cầu về VTHT dùng cho học kỳ nào, sỉ số HS-SV, tên thiết bị vật tư, quy cách, nhãn hiệu tình trạng, số lượng, đơn vị tính theo biểu mẫu “Phiếu đề nghị cấp vật tư học tập” (VTT 7.4.0-B1) nộp cho Phòng KH-VT.
Phòng KH-VT xem xét các phiếu đề nghị của các khoa nếu yêu cầu không phù hợp thì Phòng KH-VT sẽ thảo luận lại với các trưởng bộ phận. Nếu yêu cầu phù hợp thì Phòng KH-VT sẽ trình Hiệu trưởng xem xét phê duyệt, nếu yêu cầu không phù hợp thì Hiệu trưởng sẽ yêu cầu Phòng KH-VT thảo luận lại với các Trưởng bộ phận để xem xét lại. Nếu yêu cầu phù hợp, Hiệu trưởng sẽ ký duyệt và chuyển cho Phòng KH-VT để Phòng KH-VT lên kế hoạch và lập bảng dự trù mua sắm vật tư học tập.
Sau khi Phòng KH-VT lập kế hoạch xong trình Hiệu trưởng phê duyệt. Nếu yêu cầu không phù hợp thì Hiệu trưởng yêu cầu Phòng KH-VT lập kế hoạch cho phù hợp. Nếu yêu cầu phù hợp thì Hiệu trưởng sẽ ký duyệt và phòng kế hoạch tiến hành mua sắm.
Dựa vào trị giá của vật tư thiết bị và thủ tục hồ sơ thanh toán Phòng KH-VT thực hiện như sau:
– Phòng KH-VT yêu cầu đơn vị cung cấp làm 01 bảng báo giá ( có con dấu và địa chỉ của đơn vị báo giá) . Sau đó Phòng KH-VT trình Hiệu trưởng xem xét và ký duyệt vào bảng báo giá.
– Phòng KH-VT yêu cầu đơn vị cung cấp làm hợp đồng mua bán và trình Hiệu trưởng phê duyệt.
– Phòng KH-VT cử nhân viên tiến hành mua hàng và giao hàng có xác nhận của bộ phận đề nghị và kế toán TS-VT.
– Làm biên bản bàn giao, nghiệm thu (có bộ phận nhận ký xác nhận) và biên bản thanh lý hợp đồng trình Hiệu trưởng phê duyệt.
– Hiệu trưởng phê duyệt vào hóa đơn thanh toán.
– Phòng KH-VT tập hợp hồ sơ và chuyển cho Phòng TCKT thanh toán.
– Phòng KH-VT lưu hồ sơ